Aus folgenden nationalen und internationalen Projekten stammt die Erfahrung.
Österreich (Trainer für SAP Standard-Schulungen). Insbesondere Schulungen im Bereich der Logistik wie MM (Material Management/Materialwirtschaft), SD (Sales and Distribution/Vertrieb), PM (Plant Maintenance/ Instandhaltung) und CS (Customer Service/ Kundenservice).
Mein Lieblingsthema dabei war die der automatische Rechnungsprüfung und in dem Zusammenhang das ERS Evaluated Receipt Settlement. Also ein automatisches Gutschriftenverfahren. Das ist ein Verfahren zur automatischen Abrechnung von Wareneingängen.
Zu dem Thema finde ich es sehr schade, dass die Republik Österreich diesen sehr guten Prozess, den ich ca im Jahr 2002 als Trainer an andere Berater geschult habe noch immer nicht verwendet!?
Die e-rechnung an den Bund ist zwar ein guter Anfang in Richtung Digitalisierung, aber in Wirklichkeit für viele Gewerbetreibende die keine automatisierte eb intervace Schnittstelle (xml invoice) haben eine Belastung.
In den vielen Fällen ist der Preis ohnehin fixiert und da wäre man mit dem Gutschriftenverfahren viel besser bedient.
Hier eine kurze Beschreibung zum Prozess der die e-rechnung an den Bund in vielen Fällen ersetzen könnte:
Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt Settlement) wird mit dem Kreditor vereinbart, dass dieser zu einem Bestellvorgang keine Rechnung erstellt. Stattdessen wird der Rechnungsbeleg automatisch auf Grundlage der Daten aus Bestellung und Wareneingängen dazu gebucht. Damit sind Rechnungsabweichungen ausgeschlossen.
Verwendung:
Das System ermittelt aus den in der Bestellung eingegebenen Bestellpreisen, den Zahlungsbedingungen und den Steuerinformationen und der beim Wareneingang erfassten Liefermenge, den Betrag, der für diesen Bestellvorgang in Rechnung gestellt wird.
Weitere Verbesserung des Prozesses durch Verwendung von Verträgen:
Verbessern würde sich der Prozess natürlich lassen wenn man zusätzlich zu den Bestellungen Verträge auf höchster Ebene definiert wo die Preise fixiert sind. Die Bestellungen welche ERS Gutschriften erzeugen könnten dann immer nur mit Referenz zu einem Vertrag erstellt werden wo der Preis allgemein fixiert ist.
So oder so ähnlich könnte man extrem Viele Gewerbetreibende die für die Republik Österreich arbeiten vom bürokratischen Aufwand einfach entlasten.
Logistik von Kabeln und Trommeln im SAP System. Der Schwerpunkt dieses Projektes lag darin dass jedes Material als Einzelstück wieder erkennbar sein müsste. Sowohl der Physische Standort, als auch der Wert und die Eigentumsverhältnisse. Das Kernproblem daran ist aber, dass das gleiche Kabel auf verschiedene Längen aufgeteilt werden kann. Somit kann es keine einfache Seriennummernverwaltung geben. Für dieses Problem gab es keine offizielle Lösung! Daher wurde zusätzlich die Chargenabwicklung verwendet oder besser gesagt etwas zweckentfremdet und eine neue Lösung für die Kabelverwaltung gefunden. Auch die Trommelverwaltung war ein Highlight weil diese Trommel sowohl Leergut war als auch Eigentum. Und das mit verschiedenen Wertansätzen. Ein weiteres besonderes Highlight war die Abwicklung von Bestellungen an 3 Lieferanten aber mit nur 1 Bestellung.
Kurzum: Mit einer Bestellung bestellt Wien Energie-Wienstrom gleichzeitig bei drei verschiedenen Firmen Leistungen:
• Das Kabel auf der Leih-Trommel wird bei der Kabelfirma geordert.
• Gleichzeitig geht das Bestellformular an einen Logistiker, der darüber informiert wird, dass eine Lieferung erwartet wird und er den entsprechenden Lagerplatz zur Verfügung stellen muss.
• Als drittes wird ein externer Prüfer beauftragt, der die Qualität des Kabels prüft.
• Alles ist aber in einer Bestellung integriert welche nun auf 3 Rechnungen wartet bis sie als erledigt gilt.
„Darüber hinaus regelt diese Prozesskette auch die Eigentumsverhältnisse des Kabels bzw. der Trommel. Denn erst nach erfolgreicher Qualitätsprüfung durch die Prüffirma wird die bestellte Ware in das Umlaufvermögen von Wien Energie-Wienstrom übernommen“.
Und als letzes Highlight wurde die gesamte Prozesskette über alle Betroffenen Partnerfirmen mittel digitalisierten Datensätzen und entsprechenden Schnittstellen ausgestattet sodass alle verschieden Systeme die richtigen Daten haben.
Wien Energie-Wienstrom SAP Success Story
(Tschechien, Slowakei, Italien, Wien) Die Herausforderung in diesem Projekt waren Buchungskreisübergreifende und zusätzlich grenzüberschreitende Geschäftsprozesse. Es handelte sich dabei um "Dreiecksgeschäftsprozesse" welche bei genauerer Betrachtung als "Viereckgeschäftsprozess" bezeichnet werden könnten. Der Gesamtprozess lief über 4 Landesgrenzen hinweg. Aus dem Umstand heraus, dass die ursprüngliche Tschechoslowakei 1993 in zwei Länder, Tschechien und die Slowakei, geteilt wurde. Das Unternehmen hatte dabei zufällig die Finanzrechtliche Firma (Buchungskreis) in der Tschechien und den produzierenden Standort (Werk) in der Slowakei.
Die ERP-Einstellungen Umlagerung Werk an Werk in Ausland erforderte nun zusätzlich die Intrastat Meldung an Behörden. Aufgrund der INTRASTAT-Meldungen die bei innergemeinschaftlichen Warenbewegungen notwendig, ist musste quasi "künstlich" ein Buchhaltungsbeleg erzeugt werden. Dies obwohl es sich um eine Lieferung innerhalb der gleichen Firma handelte. Gelöst wurde das Problem über die Fakturierung im Vertriebs-Modul. Und zwar in Form einer Poformafaktura. Auf deren Basis dieser konnten dann Meldungen an Behörden automatisiert ablaufen. Selbstverständlich digitalisiert mittels xml-Datensätzen.
Projektsprache Englisch.
Schwerpunkt in diesem Projekt waren die Bonuszahlungen an Mitarbeiter. Für diesen Zweck wurde das Gutschriftenverfahren des SAP-Vertriebsmoduls verwendet. Normaler weise dient das Gutschriftenverfahren um Kunden eine Gutschrift auf Basis von bereits gelegten Fakturen zurückzuzahlen. Diese Funktion wurde ein wenig zweckentfremdet um Interne Boni zu berechnen.
(
Ungarn) Schwerpunkt in diesem Projekt waren die geringwertige Währung und deren Umrechnungskurse. Eine Rechnung lässt sich nur dann buchen, wenn der Saldo Null ist. Bestehen geringe Differenzen zwischen den Summen der Soll- und Habenbeträge, so ist es eventuell zu aufwendig, die Ursache zu ergründen und einzelne Positionen zu ändern. Deshalb kann das System für kleine Zahlungsdifferenzen automatisch eine zusätzliche Buchungszeile in Höhe der Differenz erzeugen, so dass der Belegsaldo Null wird.
In Ungarn ist es durchaus oft der Fall das aufgrund der Summen mal auf und mal abgerundet wird. Der Hintergrund ist dass 1 Forint ca. 0,003EUR sind. So ein geringer Betrag wird in der Praxis schlichtweg nicht bezahlt, wodurch es oft zu mathematischen Differenzen kommt. Jedes ERP System, so wie jedes andere Mathematische System auch, würde unweigerlich zum Fehler führen. So nicht eine Lösung eingebaut wird. Und das sind Zahlungs- und Kleindifferenzen Konten bzw. deren Toleranzgrößen für erlaubte automatisierte Buchungen.
Projektsprache Englisch.
Merger zwischen zwei Konzernen ATOS (ca. 20.000 Mitarbeiter) und Origin (ca. 30.000Mitarbeiter). Es handelte sich um ein Riesengroßprojekt was in 3 Großprojekte aufgeteilt betrachtet werden kann. Einerseits aus Sicht des Kernel Teams in Brüssel, welches für die Konzernweiten Einstellungen verantwortlich ist. Also auf internationaler Ebene alle Änderungsanfragen der einzelnen Firmen annahm, und im Falle des internationalen Einflusses auf andere Firmen im Konzern Abstimmungen betrieb. Bzw. nach erfolgreichen Integrationstests in Betrieb nahm. Die wesentlichsten Länder dabei waren Belgien, Holland, Frankreich, Deutschland, Österreich und Ungarn. Anschließend die 2 weiteren Projekte aus nationaler Sicht wo Änderungsanfragen, bzw. deren customizing Änderungsvorschläge, an das Kernelteam gestellt wurden. Dies betraf die Länder Österreich und Ungarn.
Der betroffene Teilprojektbereich war im wesentlichen die Materialwirtschaft (Internationale Einkaufsorganisationseinheiten, Materialstamm, Purchasing- und Umlagerungsgeschäftsprozesse wie Werk an Werk aber logischer weise auch Werk an Werk im Ausland mit Proformafakturierung.
Projektsprache Englisch.
SAP Einführung Materialmanagement. Beginnend von Produktionsplanung über die Materialbedarfsplanung (MRP- Material Requirements Planning) bis zur Lieferplanbeschaffung! Das besondere an dem Projekt war die Lieferplanabwicklung wonach aufgrund der MRP Planung automatisiert Bestellungen mit 2 Zeitbereichen erstellt wurden.
• Einerseits eine echte Bestellung welche handelsrechtlich zum Kaufvertrag führt.
• Der zweite Zeitbereich diente also nur zur Information für bessere Zusammenarbeit
Der Hintergrund dabei ist, dass die Lieferanten aus Japan, China usw. rechtzeitig für sich selbst besser planen können (zB. Material einkaufen oder rechtzeitig reservieren können usw.)
Weiteres Highlight war die digitalisierte und automatisierte Versendung aller Bestellungen. Da es aufgrund der Lieferplanabwicklung für jedes einzelne Material exakt 1 Bestellung gab, mussten diese tausende Bestellungen logischer weise digitalisiert und automatisiert versendet werden.
Projektsprache Englisch.
Österreich -Creative Display Solutions. Einführung der SAP MM Materialwirtschaft mit Schwerpunkt Einkauf. Das besondere war ein Freigabeverfahren von Bestellungen auf Positionsebene. Je nach Betragswert der Bestellung auf Positionsebene müssen entweder niemand, 1 oder 2 unterschiedliche Personen innerhalb der Organisationsstruktur (Kostenstellenleiter/ Abteilungsleiter) ein OK geben. Dies in Form eines Workflows im SAP System.
Projektsprache Englisch.
E
hemals Aventis Pharma (Rolout Österreich). Das Wesentliche in diesem Projekt war die Materialwirtschaft mit Schwerpunkt auf die Chargenabwicklung und Mindesthaltbarkeitsabwicklung. Ein weiteres Highlight war sozusagen ein „Software Downgrade“. Üblicher weise macht man ja ein „Software Upgrade“. In dieser Konstellation hatte das Mutterunternehmen aber eine niedrigere SAP-Version als die des einzubindenden Unternehmens aus Österreich. Es musste also die neuere Version in eine ältere Version eingebunden werden.
Projektsprache Englisch
und viele weitere Projekte . . . .
